Иновативен подход при управление на екип по проект
Даниела Шошова, Директор на ПГ по Дизайн „Елисавета Вазова“
Резюме:
Статията описва въвеждането на иновативен подход в управлението на проекти, който се фокусира върху ролята на ръководителя за осигуряване на стабилен екип и ефикасна екипна работа. Предложената в статията технология е тясно свързана с необходимостта от силен екип с ръководител – лидер при разработването и реализирането на училищни проекти. Статията разглежда задължителните етапи при формиране и развитие на екипа по проект, разработването на регламент, който цели да зададе рамките за успешно реализиране на проекта, метод за оценка на ефективността при работата по проекта на всеки член от екипа, както и ключови за успешното изпълнение на проект методи за мотивация на екипа. Ролята на ръководителя на екипа в предложения подход се заключва в тази на лидер и мотиватор, което е ключово за успеваемостта на училищен проект. Използването на предложената технология при реализирането на училищни проекти ще позволи на ръководителите на проекти да сформират правилно екип, който да бъде с високо ниво на ефективност, мотивация и трудоспособност.
Ключови думи: проект; управление на проект; екип; ръководител на екип; лидер; мотивация
Успехът и ефективността на изпълнението на всеки проект са резултат от компетентната организация на взаимодействието на субектите, участващи в неговото разработване и изпълнение. Най-активните участници в проекта се съорганизират и съставляват екипа на проекта.
Екипът е работна сила с високо ниво на сплотеност и предполага ангажираност на всички служители към общите цели и ценности на организацията. Членовете на екипа се характеризират с единство на намеренията, общи нагласи и подходи към работата, проява на взаимна отговорност. Екипът се ръководи от лидер, идеологически вдъхновител, чийто авторитет се формира не само на базата на професионална компетентност, но и на специални личностни качества, които се характеризират с един термин – харизма. Ръководителят задава задачата и разпределя работата между своите членове. (Василев, 2016)
В съвременната образователна организация екипният подход в управлението е доста популярен и се използва активно за решаване на много реални проблеми, реализиране на поставените цели в Стратегията за развитие на училището. Управлението на екипа се счита за ефективен инструмент за осигуряване на устойчиво развитие на преподавателския състав.
Предложения иновативен подход е приложен при управление на проекти в ПГ по Дизайн „Елисавета Вазова“. Подходът се основава на няколко основни стълба, най-важният от които е екипът.
Екипът на проекта се създава от специалистите в училище за периода на разработване и изпълнение на проекта и след неговото приключване се разпуска. Работата в проектния екип се предлага от лидер, който е участвал в инициирането и разработването на основните разпоредби на концепцията, идеята на проекта. Ръководителят на екипа определя числения и качествения състав, като отчита комбинацията от необходимите компетенции за конкретен проект: специални (професионални), осигуряване на качеството на определени функции, умения/опит за информационна и аналитична работа, вземане на решения, култура на междуличностни отношения, като условие за конструктивна и продуктивна комуникация в екипа. Лидерът обмисля варианти и координира ролевите позиции, организира и регулира процеса на взаимодействие на екипа, координира усилията на членовете на екипа и т.н.. Най – често в образованието ролята на ръководител на екипа по проекта се заема от ръководителят на проекта, който обикновено е и Директор на училището. Въпреки това, както показва практиката, също е позволено тези функции да се разделят между двама души: ръководител на екип (идеологически вдъхновител, творчески координатор, мотиватор) и ръководител на проекта (отговорник по организация, координация, регулиране, осигуряване на непрекъснатост на проекта).
Предложеният подход предполага в процеса на формиране и развитие на екипа по проекта да присъстват няколко задължителни етапа, същността на които може да бъде представена от следните периоди:
– периодът на адаптация е свързан с организирането (провеждането на специални събития) на подробно запознаване на потенциалните кандидати за членове на екипа, по време на което хората откриват взаимно личните си и професионални качества. Това е необходимо дори ако членовете на сформирания екип са от една и съща работна среда. Привличане на интерес към себе си и проявяване на интерес към другите, създаване на емоционално обогатени контакти в процеса на игрови упражнения, обученията осигуряват обикаляне на членовете на екипа, което е важно за истинско обсъждане на целите и методите на съвместна работа в рамките на проекта;
– координация и структуриране на работите, правомощията, отговорностите – този период започва с обсъждане на условията и реда на съвместните дейности, установяване на делови отношения при решаване на основните задачи на проекта. Членовете на екипа изучават основните характеристики на проектната идея, участват в обсъждането на алтернативи, среда, проектни ресурси, възможни рискове, разработват съвместен план и график за изпълнение на основните работи, форми и видове междинен и окончателен контрол и докладване;
– период на максимално активна и продуктивна работа по изпълнението на проекта от всички членове на екипа
– период на завършване на проекта и формалното разпадане на екипа или началото на нов проект
Голямо значение за правилното управление на проект имат следните характеристики на екипната работа: висока ефективност на дейностите, професионално развитие на всички членове на екипа, скорост на реакция в критични ситуации, подобряване на работата по всички учебни предмети (или тези, върху които е фокусиран даденият проект), регулиране на стреса на всички членове на екипа.
Вторият стълб на предложеният подход при управление на екип по проект се фокусира върху разработването на регламент с цел успешна работа на екипа. Правилата за взаимодействие са набор от правила, които определят реда на дейностите и взаимодействието в работна група или екип. Правилникът следва да бъде приет и одобрен на общо събрание на екипа. Регламентът е продукт на екипната работа, така че при разработването му е рационално да се организира творческа група или да се провежда колективна мисловна дейност на членовете на проектния екип.
Основните препоръчителни структурни части на регламента са, както следва:
- Общи разпоредби.
- Формирането на екипа по проекта (наричан по – долу Правилника) определя реда за извършване на действия при взаимодействие между отделите в … (посочва се името на организацията; наричана по – долу Организацията).
- Изискванията и правилата на Правилника се прилагат за … структурни звена на организацията:
- Одобрението на Правилника, измененията и отмяната се извършват след обсъждане с целия екип.
- Служителите на Организацията са длъжни да познават и спазват изискванията на Правилника. Служителите на организацията, които са новоназначени, трябва да са запознати с Правилника в съответствие с процедурата за наблюдение на изпълнението на документи в организацията.
- Описание на процеса.
- Описание на функциите на ръководителя, съпредседателите на екипа.
- Описание на взаимодействието на членовете на екипа.
- Ключови показатели за изпълнение на процеса (спазване на срокове, спазване на бюджета и др.).
- Отговорност – Всички участници в проекта носят пълна отговорност за резултатите от проекта. И след това опишете отговорността на всеки за…
- Метод на контрол – Ръководителят на екипа (съръководителите) осъществява контрол, следи за своевременен достъп до проекта, изпълнение и възнаграждение въз основа на ключови показатели за изпълнение.
- Възстановяване и стимули – Описание на санкциите за неспазване на разпоредбите. Опишете на видовете стимули.
- Процедура за оценка на приноса на служителя към проекта. Описание на методите за оценка на приноса на служителя към проекта.
Правилникът за работа на екипа по проекта трябва да е съобразен с общите вътрешноорганизационни принципи, да не противоречи на нормативните и нормативните актове, съгласно които се осъществява дейността на образователната институция.
При разработването на правилника за работа на екипа се препоръчва колегиално обсъждане на всяка разпоредба с участието на специалисти, които владеят практиката на създаване на правила в областта на образованието.
Мотивацията на членовете на екипа е с ключова роля в предложената технология.
Образователната институция самостоятелно взема решение за необходимостта от въвеждане на мотивация на участниците в проекта. Възможно е да се използват различни мотивационни системи. Като част от управлението на мотивацията на участниците в проекта могат да се използват както материални, така и нематериални механизми за стимулиране.
Системата за мотивация на проекта под формата на стимулиращи действия въз основа на резултатите от работата за всички категории служители на екипа може да се осъществи в рамките на системата за стимулиращи действия чрез въвеждане на индикатора „Ефективност на участието в изпълнението на проекти“ в критериите за оценка на ефективността на работата в съответствие с Регламента за стимулиране на качеството на работа на служителите на организацията. Препоръчително е да се направи оценка на индикатора „Ефективност на участието в изпълнението на проектите“ в точки. Основният брой точки за този индикатор се определя от образователната институция самостоятелно.
За да се вземе предвид сложността на проекта, изиграната роля и ефективността на работата, извършена по проекта, общият брой точки се изчислява за този показател, като се използват корекционни коефициенти. Корекционните коефициенти се разбират като увеличаващи се или намаляващи коефициенти, които отчитат личния принос на всеки участник в проекта за успешното му изпълнение, както и коефициенти на сложност, ефективност и успех на изпълнението на проекта.
Организацията самостоятелно определя стойностите на корекционните коефициенти и разработва методология за изчисляване на крайния резултат.
Пример за формула за изчисляване на общия брой точки на всеки участник в проекта:
където:
бал – точки на всеки участник от проекта
Б – базово количество точки по показател за ефективността и резултатите от участието в реализацията на проекта
– коефициент на сложността на работата в съответствие със заеманата роля в проекта
– коефициент на ранга на специалиста
– коефициент на сложността на проекта
– коефициент на успеха при реализацията на проекта
– коефициент на ефективността на проекта
При изпълнението на проекти е важно да се предоставят нефинансови стимули. Основната задача на ръководителя на проекта е да вдъхновява участниците в екипа да изпълняват работни задачи, да постигат текущи цели. Приложението на технологията доказа, че нематериалната мотивация на персонала е най – мощният инструмент за управление на екип.
Според теорията на Маслоу (Maslow, 1943), високите заплати и други финансови стимули покриват само по – ниските нива на нужди, което обяснява краткосрочния ефект на паричната мотивация. За да може системата за стимулиране на учителите да работи ефективно, е необходимо да се включат ефективни начини за нематериална мотивация, които апелират към по – високи нива на човешките нужди, като жаждата за уважение, себеразвитие и реализация на потенциала.
Предложената технология използва основно нематериалната мотивация, което сама по себе си е стил на управление на персонала, при който се използват различни непарични методи на стимули. Използваната нематериална мотивация спомага повишаване на лоялността на служителите, подобряване на условията на труд, поддържане на здравословна атмосфера на работното място, повишаване на производителността на труда, повишаване на духа на екипа.
Важно е да се има предвид, че всеки ръководител следва да се съобрази с манталитета, психотипа и емоционалното състояние на членовете на екипа, за да определи най-ефективните инструменти за стимулиране и „запалване“ на екипа с истински ентусиазъм.
Видовете нематериална мотивация, които бяха най-често използвани при прилагане на предложената технология при управлението на проекти в ПГ по Дизайн „Елисавета Вазова“ са:
- Лична обществена похвала
Ако един специалист е изпълнил една важна задача перфектно, вложил е време, усилия, енергия, знания в работата, тогава е необходимо да го похвалите своевременно, в противен случай той може да реши, че работата му няма стойност. В резултат на това той ще загуби всякакво желание да даде най – доброто от себе си. Публичната похвала не е толкова стимул, колкото е поддържане на здравословен ентусиазъм и ревност за работа.
- Създаване на конкуренция: кой е по-добър?
Добър начин за поддържане на здравословна конкуренция в екипа е въвеждането на конкурси за титлата „Най-добър служител на месеца“ и т.н. Игровата система работи, когато екипът разбира за какво се състезава. Важно е да се вземе предвид, че при въвеждане на такъв тип игрова ситуация, наградата следва да бъде от калибъра на посещение на престижна конференция или обучение.
- Обучение
Един ефективен нематериален начин за мотивиране на служителите е чрез обучение. С компетентен подход този метод може да се превърне в ключов фактор за мотивиране и повишаване на производителността на труда. Освен това ще можете да се справите с проблема с недостатъчната квалификация на персонала, да съберете екип, да задържите и привлечете обещаващи служители.
- Създаване на емоционална връзка между учител и ръководител
Този вид нематериална мотивация на служителите и примери за нейното прилагане показват, че приятелското отношение и елементарното внимание на ръководството към персонала може значително да повиши лоялността му към организацията.
- Комфорт и атмосфера
Създаването на комфортни условия изисква големи финансови инвестиции, но за да се подобри атмосферата в училище в голяма част от случаите са достатъчни и малки неща като хладилник в учителската стая, уютен диван за почивка и т.н..
- Поддържане на духа в екипа
За педагогическия персонал с най-висока стойност са образователният туризъм и екипните вечери. Такива събитие подобряват комуникацията в екипа, както и стимулират продуктивната работа на учителите.
- Свобода на действие
Даването на повече свобода при изпълнение на задачите е с голямо значение при ефективната работа на екипа. Ръководителят следва да отчете индивидуалните характеристики на членовете на екипа и да им даде възможност в някои ситуации да се отклонят от установената рамка на трудовия процес. Златното правило е „Оценете резултата, а не процеса на изпълнение на задачата“.
Фокусът на предложената технология е върху поставянето на екипа на първо място при разработването, изпълнението и управлението на училищни проекти. Предложените регламент, оценка на ефективността на работа на всеки от членовете на екипа, както и методи за мотивация на екипа гарантират успех при реализирането на всеки училищен проект. Необходимостта от имплементирането на такава технология в съвременната проектна култура е задължителна с цел осигуряване на комфорт и възможност за разкритие на пълния потенциал на всеки член на екипа.
Библиография
Василев. (2016). Проблемът за функционирането на екипа като особен тип социална група. ИСОМ, 4-1.
Maslow. (1943). A theory of human motivation. Psychological review, 430-437.