Технология за управление на риска при реализиране на училищни проекти

Статията описва технология за управление на риска при реализиране на училищни проекти. Липсата на механизми за идентифициране, анализиране и справяне с рисковете на различни нива на проектите в сферата на образованието води до пренебрегване на управлението на риска и инициализация на действия за справяне с рисковете след тяхното настъпване. Предложената технология задава рамки и залага на методи за цялостно управление на риска, като разглежда последователност от действия необходими за планирането на управлението на риска, методи за намаляване на риска, матрица за планиране на управление на риска, схема за идентифициране на риска и схема за реагиране при възникване на риска. Използването на технологията осигурява стабилност в реализирането на всеки училищен проект, което е от ключова нужда за успешното завършване на проект.

Резултатите от училищните проекти са придружен от неизбежните (желани или не) последствия. Съвременната социална и икономическа ситуация изисква постоянна промяна в образователната система. Броят на високорисковите проекти в областта на образованието се увеличава. Важно е да се обърне особено внимание на иновативните проекти, тъй като последиците от тези проекти са ключови за имплементиране на иновации в образованието по бърз и стабилен начин.

Управлението и идентифицирането на рисковете са важни компоненти за гарантиране на успеха на всеки проект. В повечето проекти в сферата на образованието, управлението на рисковете е пренебрегвано, тъй като не са разработени механизми за идентифициране, анализиране и справяне с рисковете на различни нива на проектите в сферата на образованието (Yarullin, 2016).

Предложената технология е имплементирана за управление на риска при изпълнение на проекти в Професионална гимназия по дизайн „Елисавета Вазова“.

Технологията служи за планиране на възможните рискове на проекта, както и за правилно справяне с тях, което осигурява успешното реализиране на проекта. Рисковете при управлението на проекти включват условия или събития, които могат да имат положително или отрицателно въздействие както върху процеса, така и върху резултатите от проекта. Рискът в проектната дейност е вероятно събитие, в резултат на което вземащият решение губи възможността да постигне планираните резултати от проекта или отделни негови параметри, които имат времева, количествена и разходна оценка (Carvalho, 2013).

Планирането на управлението на риска включва последователност от действия и процедури, свързани с избора на подход, планирането и изпълнението на операциите по управление на риска в проекта. Основни етапи на управлението на риска на проекта:

1. Идентифициране на риска – определяне на рисковете, които могат да повлияят на проекта, и документиране на техните характеристики;
2. Качествен анализ на риска – подреждане на рисковете по приоритет за по-нататъшен анализ или обработка чрез оценка и обобщаване на вероятността за тяхното възникване и въздействие върху проекта;
3. Количествен анализ на риска – количествен анализ на потенциалното въздействие на идентифицираните рискове върху общите цели на проекта;
4. Планиране на реакциите на риска – разработване на възможни варианти и действия за увеличаване на благоприятните възможности и намаляване на заплахите за постигане на целите на проекта;
5. Мониторинг и контрол при управлението на риска – проследяване на идентифицираните рискове, мониторинг на остатъчните рискове, идентифициране на нови рискове, разработване на алтернативи за регулиране и коригиране на процесите, свързани с последиците от риска – изпълнение на плановете за реакция на риска и оценка на тяхната ефективност през целия жизнен цикъл на проекта.

В практиката на управление на проекти в образователните организации се използват различни методи за намаляване на риска:

• Избягване на риска – избягването на риска предполага отказ от извършване на определени действия, отказ от активи, характеризиращи се с висок риск. Избягването на риска се използва в изключителни случаи като начин за покриване на рисковете и се използва, когато такова въздействие няма да намали риска до приемливо ниво, както и когато е невъзможно или неефективно да се прехвърли рискът на трета страна.
• Минимизиране на риска – въздействие върху риска чрез намаляване на вероятността за реализиране на риска и (или) намаляване на отрицателните последици в случай на реализиране на риска в бъдеще.
• Прехвърляне (преразпределение) на риска – прехвърляне или частично прехвърляне на риска на друга страна, което позволява да се намали отрицателното въздействие върху постигането на целите на образователната организация.
• Приемане на риска – образователната организация приема възможното възникване на неблагоприятни последици от риска с определяне на конкретни източници за покриване на щетите от тези последици.

 

Планът за управление на рисковете в проекта включва матрица за управление на риска (Таблица 1). Таблицата съдържа пет характеристики на риска, които са ключови за правилното категоризиране и управление на рисковете, които могат да възникват по време на всеки от етапите на проекта. Колоните и тяхното очаквано съдържание са както следва:

• В графата „№ n/a“ се посочва номерът на риска в матрицата в аритметична последователност (1, 2, 3 и т.н.).
• В колоната „Наименование на риска“ се посочва събитие с негативни последици, чието настъпване е с голяма вероятност и може да повлияе на хода на работата по проекта (срокове, резултати, бюджет, качество и т.н.), например: неспазване на условията на договора от страна на изпълнителя. Броят на рисковете не трябва да бъде по-малък от три.
• В колоната „Очаквани последици от настъпването на риска“ се описват последиците от риска по отношение на проекта (например непостигане на целта на проекта, неспазване на сроковете на проекта и т.н.)
• В колоната „Мерки за предотвратяване на риска“ се описват мерките, насочени към предотвратяване на възникването на посочения риск (например риск – липса на необходимите компетенции на екипа на проекта; мярка за предотвратяване на риска – обучение на екипа на проекта). риск (напр. риск – липса на необходимите компетенции на екипа на проекта; мерки за предотвратяване на риска – обучение на екипа на проекта). Тези мерки се предвиждат в работния график.
• В колоната „Мерки, които трябва да се предприемат в случай на възникване на риск“ се описват действията, които трябва да се предприемат в случай на възникване на риск (например: намаляване на качеството на очаквания резултат, увеличаване на времето и бюджета на проекта, увеличаване на времето за изпълнение на проекта и т.н.).

 

№	Наименование на риска	Очаквани последствия при настъпване на риска	Предупреждение за настъпването на риска		Действия в случай на настъпване на риска
			Действия за предупреждение	Отговорник за изпълнението

 

Таблица 1.  План за управление на рисковете

Процесът на управление на риска включва идентифициране на рисковете по задействащи фактори (Таблица 2).

 

Причина за риска	Риск	Симптом (тригер) на риска
Ненадеждност на изпълнителя	Нарушаване на сроковете за стартиране	Забавяне на срокове
Ниска квалификация на участниците в екипа, недостиг на специалисти	Неправилно дефиниране и определяне на целите. Конфликти между участниците.	Повторно изпълнение на работата, преработка
Ниска мотивация, лоша организация	Конфликт между участниците	Оплаквания от членовете на екипа
Промяна на приоритетите за финансиране	Нарушение на графика за финансиране	Забавяне на постъпленията с повече от една седмица
Некомпетентност, неопитност на ръководителя на проекта	Неясно поставяне на цели. Разпадане на екипа, напускане на ключови специалисти.	Недоволство на членове на екипа
Икономическа криза, инфлация	Повишение на цената на оборудването и материалите.	Обявление за повишение на цените.
Грешки в документацията на проекта	Жалби, искове, прекратяване на договор	Предявяване на претенции
Ниско качество на изпълнение на работата	Повишаване на обема на работата над заложеното. Ниско качество на продукти и резултати от проекта.	Неуспехи в процеса на работа
Отсъствие на обучения	Грешки в работата на екипа

 

Таблица 2.  Схема за идентифициране на рисковете

Когато се задейства тригерът, следва планът за реагиране започне да се изпълнява. Планът описва методи за реагира на, план за предотвратяване на риска и план за реакция при възникване на риска за всеки проект в сферата на образованието (Таблица 3).

 

Риск	Планиране на реакция при риск
	Метод на реагиране	План за предотвратяване на риска	План за реакция при възникване на риска
Нарушаване на сроковете за изпълнение	Прехвърляне на риска	Определяне на неустойките в договора; застраховане на сроковете за изпълнение	Възстановяване на глоби, искване за застрахователно плащане
Неправилно поставяне на цели	Минимизиране на риска	Изготвяне на паспорт на проекта и съгласуването му с всички заинтересовани страни	Изменение на документи, коригиране на цели
Конфликт между участниците в екипа	Минимизиране на риска	Квалифициран подбор на участниците в екипа, провеждане на мероприятия за изграждане на екип	Управление на конфликта, корекция на системата за мотивация
Грешки на екипа	Минимизиране на риска	Обучение на екипа, щателен контрол	Идентифициране и отстраняване на причините
Разпадане на екипа, напускане на ключови специалисти	Минимизиране на риска	Ефективно управление на персонала	Индивидуална работа с отделните участници е екипа. Корекции в системата на работа с екипа.
Загуба на възможност за контрол на проекта	Минимизиране на риска	Избиране на опитен и компетентен ръководител на проекта	Смяна или обучение на ръководителя на проекта, наставничество
Повишаване на цената на оборудване и материали	Приемане на риска	Прогнозиране на инфлацията за периода на проекта, отчитане на разходите; разработване на алтернативни, паралелни сценарии	Реализация на един от сценариите
Прекратяване на договори, жалби, искове	Минимизиране на риска	Обучение на персонала, разработване на стандарти за изпълнение на работата по проекта. Контрол.	Смяна на изпълнителите; обучение на работното място; мониторинг на междинните резултати
Форсмажорни обстоятелства	Приемане на риска	Създаване на системи за бързо реагиране, обучение на персонала	Задействане на системи за бързо реагиране

 

Таблица 3.  Схема за реагиране при възникване на риск

Важно е да се има предвид, че рисковете на проекта трябва да се идентифицират през целия му жизнен цикъл.

Предложената технология задава ясни рамки за управление на риска при управление на проекти. Представените план за управление на рисковете, схема за идентифициране на рисковете и схема за реагиране при възникване на риск задават ясни рамки на управлението на риска при всеки училищен проект. Използването на същите при планирането и реализацията на проекти в Професионална гимназия по дизайн „Елисавета Вазова“ доведе до осигуряване на стабилност възможност за проактивно идентифициране и контрол на рисковете и уязвимостите, които биха могли да повлияят негативно на реализирането на проектите.